Tips & tricks pentru un birou modern. Cum sa usurezi munca angajatilor?

Daca detii o companie sau lucrezi intr-un birou unde se gestioneaza foarte multe documente, stii cat de complicata poate deveni mentinerea unei ordini. Actele se pot pierde sau incurca intre ele, iar stresul cauzat de acest risc este unul destul de mare. Cu toate acestea, poti apela cu incredere la cateva trucuri, pentru a usura efortul angajatilor si pentru a mentine o organizare perfecta.

Iata ce NU trebuie sa iti lipseasca din birou!

• Un sistem de arhivare bine pus la punct

Cea mai inteleapta decizie pe care o poti lua este aceea de a digitiza documentele cu care compania ta lucreaza. In acest fel, vei creste eficienta cu care poti gasi informatiile necesare, reusind sa accesezi actele cautate intr-un timp foarte scurt. De asemenea, aceasta metoda asigura protectia datelor prin semnaturi electronice si marcarea temporala a documentelor. In plus, cheltuielile privitoare la hartia si spatiul utilizat se vor micsora considerabil. Nu trebuie sa treci singur prin acest proces, pentru ca Stefadina ofera serviciul de arhivare electronica, ocupandu-se de toate detaliile necesare. De la pregatirea documentelor, pana la scanarea si stocarea lor, acestea vor fi in siguranta si pregatite, atunci cand ai nevoie de ele.

• Accesorii de birou esentiale

Desi optezi pentru o arhivare electronica, intotdeauna vor exista si variante fizice ale documentelor, pe care trebuie sa le controlezi cu mare atentie. Investeste in bibliorafturi de calitate si amenajeaza biroul, astfel incat sa existe o ordine desavarsita. Poti achizitiona si o ghilotina de pe AbsolutOFFICE.ro, pentru a gestiona rapid si eficient orice document. De asemenea, asigura-te ca ai, in permanenta, agrafe de birou, capsatoare, dosare si alte accesorii care te vor ajuta sa ramai organizat.

• Securitatea datelor

Anumite documente pot contine informatii clasificate care, odata descoperite de persoane neautorizate, pot cauza probleme grave, atat pentru companie, cat si pentru clientii sau partenerii acesteia. Asadar, este necesar sa te asiguri ca, atunci cand arunci varianta fizica a unui act, aceasta sa nu fie lizibila pentru eventualii curiosi. Cea mai buna achizitie, in acest sens, este un distrugator de documente. Acesta ocupa un spatiu mic, este compact si reprezinta un real ajutor.

Aplicand toate aceste mici trucuri, munca ta si a angajatilor tai se va usura considerabil. In plus, nu vor exista temeri cu privire la securitatea documentelor si, astfel, compania isi va putea desfasura activitatea